Geo Badge e la questione PRIVACY

Nella pagina news del sito www.geo-badge.com abbiamo pubblicato un articolo interessante: “Geo localizzazione dei dipendenti: Il garante dice si a chi vuol timbrare il cartellino con una app.

Nell’articolo è indicato un passaggio rilevante in materia di ‘Privacy del dipendente: Geo Badge tutela ulteriormente la privacy dell’utente, perché può essere usato in modalità “consenziata”.

Significa che sarà il lavoratore, una volta all’interno o in prossimità (distanza stabilita dall’azienda) del luogo di lavoro, a poter effettuare la timbratura virtuale cliccando sul touchscreen.

Sarà, tuttavia, necessario ampliare il Vs. documento ‘Informativa e consenso privacy GDPR Compliance’, indicando che, come per tutti gli altri ‘trattamenti dati’ dei dipendenti che una società possiede, sarà attivato un processo automatizzato di raccolta delle timbrature.

Molti Clienti hanno ampliato il documento ‘Informativa privacy’ indicando quanto segue (vedere punto evidenziato):

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Nonché aggiungere nel documento ‘Consenso privacy’ il trattamento dei dati per la seguente finalità:

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E’ possibile rilevare le presenze anche in assenza di segnale dati (Internet)?

Si. In assenza di segnale, le timbrature vengono momentaneamente salvate nella App ( Menu > Consultazione storico) ed automaticamente inviate non appena lo smartphone torna online.

Con la rete dati funzionante, la timbratura viene inviata in tempo reale al portale My Geo Badge.

E’ possibile rilevare le presenze anche in assenza di segnale GPS?

La scelta è opzionale e dipende da come l’amministratore ha configurato il portale di gestione My Geo Badge.
Per ogni luogo di lavoro la “lettura coordinate GPS” può essere impostata come obbligatoria o facoltativa.

Come posso attivare nuovi lavoratori?

Il cliente è autonomo nel creare nuovi lavoratori nel portale di gestione My Geo Badge.

La prima operazione è creare l‘anagrafica del lavoratore e associarla all’utente App  (ogni lavoratore deve avere una username e password per accedere alla App).

Il nuovo lavoratore deve installare la App Geo Badge sul proprio smartphone (reperibile su Apple Store e Play Store).

Terminata l’installazione, il nuovo lavoratore è libero di accedere alla App ed iniziare a timbrare.

Come posso attivare nuovi luoghi di lavoro e nuove attività?

Il cliente è autonomo nel creare nuovi luoghi di lavoro e nuove attività, tramite il portale di gestione My Geo Badge.

E’ sufficiente entrare nel menu “Luoghi” e “Attività” e creare le nuove voci.

Allo stesso modo, è possibile eliminare un luogo o una attività che non è più di interesse.

Come vengono aggiornate le App installate sugli smartphone dei lavoratori, a seguito di una modifica lato portale?

Quando viene eseguita una modifica nel portale My Geo Badge (per esempio l’aggiunta di un nuovo luogo di lavoro o una nuova attività,..), le App dei lavoratori possono essere aggiornate in due modi:

  • Automaticamente (ed in modo silente) all’invio della prima timbratura dopo la modifica del portale.
  • Manualmente direttamente dal lavoratore, entrando nel menu della App > Aggiorna configurazioni (affinché avvenga l’aggiornamento questa operazione deve essere fatta con lo smartphone connesso ad internet).

La App suona e/o segna l’invio o il mancato invio di una timbratura?

Geo Badge avvisa, con messaggi a video, suono e vibrazione, sull’esito di invio di una timbratura.

I messaggi a video possono essere di tre tipologie:

  • Invio timbratura.
  • Mancato invio timbratura, con indicazione dell’errore.
  • Salvataggio della timbratura nell’archivio Geo Badge (nel caso di mancata connessione ad internet). Le timbrature salvate verranno inviate automaticamente non appena lo smartphone disporrà di una connessione di rete.

Il suono e la vibrazione accompagnano i messaggi, nello specifico quando:

  • la timbratura è stata inviata correttamente.
  • la timbratura non è stata inviata a seguito di un errore.
  • la timbratura è stata salvata nell’archivio Geo Badge (nel caso di mancata connessione ad internet).

Come posso intervenire per eventuali errori durante la timbratura (timbratura doppia o mancata timbratura)?

La app ha a bordo una funzionalità che non permette l’invio della medesima timbratura nell’arco di 1 minuto. Questo consente di avvisare il lavoratore che sta procedendo all’invio, di una eventuale svista.

Se il portale My Geo Badge ricevesse una timbratura doppia, l’utente amministratore potrà intervenire annullandole, modificandole o inserendone di nuove.

Le timbrature originali non possono essere modificate e saranno sempre consultabili.

La App possiede la funzione “Invio timbratura di tipo manuale” che consente al lavoratore di forzare data e ora e inviare la timbratura (funzione utile nel caso in cui il lavoratore si accorga in un secondo momento di aver dimenticato una timbratura e desidera inviarla con l’orario e la data originali). La seguente funzione è attivabile per ogni singolo utente nella sezione Utenti App, alzando il flag “Abilita possibilità invio timbratura manuale“.

Come posso evitare che un lavoratore fornisca le sue credenziali di accesso alla App ad un altro lavoratore ed invii così timbrature fittizie?

Alla prima timbratura che il lavoratore invia con il suo smartphone, la App ricorda il codice UUID (codice univoco per ogni smartphone), in questo modo anche se le credenziali venissero comunicate a terzi, la App impedirà l’accesso da altri dispositivi che non siano quello originario.

Importante:

  • In caso di cambio di smartphone da parte del lavoratore, affinchè la App abiliti l’accesso dal nuovo dispositivo, è necessario resettare il codice UUID tramite portale My Geo Badge. Come? Menu My Geo Badge > Utenti App (scegliere l’utente interessato) > Informazioni installazione App > RESET, premendo questa voce il portale sarà pronto per archiviare il nuovo UUID.
  • E’ possibile scegliere di abilitare l’invio delle timbrature da dispositivi diversi, semplicemente alzando il flag sulla voce “Abilita l’utilizzo della app su più dispositivi

Scegliendo di utilizzare lo smartphone come rilevatore presenze fisso, è possibile inviare la timbratura in modo automatico non appena il lavoratore avvicina il suo QRCode o Tag NFC?

Si, con l’adeguata configurazione nel portale My Geo Badge, la App può inviare in automatico una timbratura, senza che il lavoratore debba selezionare manualmente alcuna voce sulla App. Prima di inviare la timbratura la App verifica che tutti i i parametri siano corretti, altrimenti segnalerà l’errore.

L’invio automatico risulta essere efficace per lo scenario in cui lo smartphone funge da rilevatore presenze fisso; il lavoratore avvicina il proprio Tag NFC o QRCode al dispositivo e la App invia in autonomia la timbratura, comportandosi in modo analogo ad un rilevatore presenze fisso comune.

L’invio automatico può essere impostato solo quando non si rende obbligatoria la scelta di inizio o fine attività.

La seguente impostazione può essere disattivata nell’Utente App, tramite il flag “

Quali sono le versioni disponibili della App?

La App Geo Badge è disponibile per:

  • iOS Apple | con versione minima 8.0.
  • Android | con versione minima 4.1.
  • Applicazione (.exe) per Pc con sistema operativo Windows.

Esiste una durata minima contrattuale?

Non esiste alcun vincolo contrattuale. Il cliente è libero di disdire quando vuole.

Perchè la App mi da l’errore: Timbratura non valida – Tenant non valido – Terminale non valido?

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Se la App da il seguente errore all’invio di una timbratura, può essere che abbia bisogno di essere “pulita”.

Per farlo, andare nelle impostazioni del telefono > applicazioni >  Geo Badge > scegliere la voce memoria ( o memoria archiviazione) > qui si trovano due pulsanti : “ cancella dati” e “svuota cache”.

Una volta premuti entrambi i pulsanti la App è pulita.
L’utente può accedere (chiederà nome utente e password, che sono quelli che ha usato per il primo accesso, perché è come se avessimo cancellato la memoria della App).

Una volta effettuato l’accesso consigliamo di aggiornare la App, eseguendo l’accesso da smartphone, cliccando la voce nel menu di Geo Badge “aggiorna darti configurazione”.

Perchè nel menu della mia App non vedo la voce “Timbratura manuale”?

Ogni lavoratore ha la possibilità di inviare una timbratura in modo manuale, nel caso in cui si dimentichi di timbrare all’orario prestabilito.

La seguente funzione, infatti, permette di scegliere il giorno e l’ora che desideriamo associare alla timbratura.

La funzione va attivata tramite portale My Geo Badge, nello specifico va impostata singolarmente per ciascun utente.

Menu > Utenti App > Modifica utente App 

Alzare il flag sulla voce:

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Dimenticato di timbrare? No Problem!

Può capitare che a fine giornata, o anche diversi giorni dopo, ci si ricordi di aver dimenticato di timbrare un ingresso o un’uscita.

Grazie alla funzione “Timbratura manuale” Geo Badge consente all’utente di inviare la timbratura in un secondo momento, con la data e l’ora esatti.

1. Entrare dal Menu della App in “Timbratura manuale”

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2. Cliccare sull’ora e sulla data per reimpostarle

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3. Selezionare luogo di lavoro, attività ed eventualmente associare una nota alla timbratura da inviare

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Cosa fare quando Geo Badge da l’errore “Nome già loggato su altro dispositivo” ?

Può capitare che all’accesso, Geo Badge dia quest’errore.
Perché succede? La App memorizza il codice del dispositivo da cui viene effettuato il primo accesso alla App stessa, in modo tale da impedire che i lavoratori si comunichino le credenziali e timbrino per altre persone.
La soluzione è entrare nell’anagrafica dell’utente app e resettare le sue impostazioni

  • Entrare nel portale di gestione My Geo Badge, nello specifico nella voce di menu “Utenti App”

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  • Selezionare l’utente App interessato e scegliere “ Modifica”

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  • Cliccare sulla voce “Informazioni installazione App”

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  • Cliccare il tasto “Reset”

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Tale controllo di sicurezza offerto da Geo Badge è opzionale e si gestisce singolarmente per ciascun utente App.

Menu > Utenti App > Abilita l’utilizzo della App su più dispositivi

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Come creare un luogo di lavoro la cui timbratura viene letta tramite coordinate GPS?

Per creare un luogo di lavoro virtuale, quindi la cui timbratura sfrutta la geo localizzazione dello smartphone del lavoratore al momento dell’invio è necessario gestire le seguenti impostazioni:

My Geo Badge > Luoghi > Crea

creazione luogo

Inserire latitudine e longitudine ed un raggio, in metri, all’interno del quale le timbrature vengono considerate valide ( è consigliabile impostare sempre un raggio minimo di 20 metri).

latitudine e longitudine

Una volta impostate le coordinate è consigliabile effettuare una prova inviando una timbratura dal luogo che è stato registrato. In questo modo Geo Badge ci restituisce le coordinate GPS precise del punto, che potranno essere aggiornate nell’anagrafica del luogo di lavoro; questo poiché è probabile che Google non fornisca le coordinate GPS  precise partendo da un indirizzo.

Per recuperare le coordinate GPS da una timbratura di verifica:

Menu > Timbrature 

timbrature

Aggiornare i valori restituiti dalla timbratura reale nell’anagrafica del luogo, nei campi latitudine e longitudine.

Errore all’invio della timbratura: “Inserire data e ora automatica”

Per risolvere l’errore della App è necessario attivare l’impostazione “Data e ora automatiche” e  (qualora fossero indicate in due voci separate) attivare anche il “fuso orario automatico”.
Sia per Android che per Apple, l’impostazione è raggiungibile da
Menù –> Impostazioni –> Generale –> Data e Ora

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Come aggiungere una timbratura o modificare una già esistente, tramite il portale di gestione My Geo Badge

Può capitare che, analizzando le presenze di fine mese, ci si accorga che un lavoratore abbia dimenticato o sbagliato ad inviare una timbratura.
Tramite il portale di gestione My Geo Badge è possibile inserire o modificare una timbratura.
Come?
My Geo Badge > Analisi ore > Applica filtri

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Selezionare il lavoratore da sistemare, cliccando sull’icona a fianco del suo nome
Da qui è possibile scegliere se per quel lavoratore è necessario MODIFICARE o INSERIRE una timbratura.
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Nel caso in cui si scelga di inserire una nuova timbratura, completare i campi con le informazioni necessarie e salvare con “OK

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E’ possibile contraffare l’orario e la data di una timbratura?

Geo Badge ha un controllo di sicurezza che impedisce che il lavoratore modifichi l’orario o la data del suo telefono ed invii una timbratura “falsa” (potrebbe farlo nel caso in cui volesse, ad esempio, mascherare un ingresso in ritardo o un’uscita anticipata).

Si può dire alla App di leggere l’orario e la data NON dal dispositivo la dalla rete internet, in modo tale che sia universale e immodificabile.
Come?
Di default la App legge questi dati dalla rete, e da la possibilità di disabilitare il controllo automatico da parte della App tramite Web.
disattiva controllo fuso orario

Bisogna accertarsi che il lavoratore, dal canto suo, abbia impostato nel proprio dispositivo la lettura di orario e data automatici, ossia che anche il telefono stesso prenda queste info dalla rete internet e non vengano impostate manualmente.
Questa funzione si attiva da impostazioni del telefono > data e ora > data e ora automatiche

data e ora auto

L’attivazione di questo flag è a discrezione del lavoratore stesso; Geo Badge permette, però, di capire se il lavoratore sta timbrando con orario e data automatici o meno: evidenzia, infatti, all’interno del portale My Geo Badge, che la timbratura ricevuta ha Data ed Ora (Smartphone) diversa alla Data ed Ora reale (di Sistema).

DATA LETTA DA DISPOSITIVO